CRMの費用はいくら？内訳と料金の実例、見積もりの見方と抑え方を解説

CRMを導入する稟議を書こうと各社の料金ページを開くと、1ユーザーあたりの月額、年間契約の金額、導入支援の費用と、並んでいる数字の種類が製品ごとに違う。予算の欄に書く金額を決められないまま、料金表を見比べていませんか。月額の安い製品を選んだつもりでも、最低契約人数や必須の導入支援を足すと、初年度の支払いは価格表の印象より大きくなります。

比べにくさの原因は、CRMの費用がいくつもの項目と料金の単位の組み合わせでできていることです。この記事では、CRMの費用の内訳、料金の単位、公開されている料金の実例、費用を抑える方法、見積もりの確認ポイントを解説します。記事を読めば、製品ごとに書き方の違う料金表を同じ物差しで比べられるようになります。CRMの費用は、月額の利用料に初期費用と運用の費用を足し、初年度と2年目以降に分けた総額で比べるのが確実です。

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CRMの費用は導入形態によってかかり方が変わる

CRMは、顧客の連絡先や商談の履歴、問い合わせの記録を1か所にまとめて管理する仕組みです。CRMの費用は導入形態によって、最初にまとまった金額がかかるのか、毎月少しずつかかるのかが変わります。CRMの主な導入形態は、以下の3つです。

• クラウド型のCRMは月額の利用料が中心になる
• オンプレミス型のCRMは購入費と保守費が中心になる
• 自社開発のCRMは開発費が中心になる

クラウド型のCRMは月額の利用料が中心になる

クラウド型のCRMは、提供会社のサーバー上で動くCRMをインターネット経由で利用する形態です。自社でサーバーを用意する必要がなく、費用の中心は1ユーザーあたりの月額利用料です。

クラウド型の利用料は、使う人数と契約するプランで決まります。初期費用のかからない製品もあり、まとまった資金を用意しなくても導入を始められます。

利用料は、契約を続けるかぎり毎月かかる費用です。使う年数が長くなるほど支払いの合計は積み上がるため、クラウド型のCRMは複数年の合計で比べる必要があります。

オンプレミス型のCRMは購入費と保守費が中心になる

オンプレミス型のCRMは、自社で用意したサーバーにCRMのソフトウェアを入れて運用する形態です。導入時にソフトウェアのライセンスやサーバー機器の購入費がかかり、導入後は保守の費用が続きます。

顧客データを社外のサーバーに置かずに管理できるため、情報の保管場所に厳しい社内規程がある企業に向いた形態です。

オンプレミス型では、サーバーの更新やセキュリティ対策の作業も自社の負担になります。機器の購入費だけでなく、運用を担う担当者の人件費まで含めて費用を見積もります。

自社開発のCRMは開発費が中心になる

自社開発のCRMは、自社の業務に合わせてCRMを一から作る形態です。開発会社に依頼する場合は、要件定義・設計・開発・テストの工程ごとに費用が発生します。

業務の流れにぴったり合う仕組みを作れる反面、完成までの期間は長くなり、開発後の改修や保守にも費用がかかり続けます。既製品の設定や連携で業務に合わせられないかを先に検討し、それでも足りない部分だけを開発する進め方も選択肢の1つです。

CRMの費用の内訳

CRMの費用は、毎月の利用料だけでは終わりません。製品の価格表に載っていない費用が、導入の前後に発生します。クラウド型のCRMを中心に、費用の内訳を6つに分けると次のとおりです。

• ライセンス費用(利用料)
• 初期設定と導入支援の費用
• データ移行の費用
• 外部ツールとの連携費用
• 社員教育と定着支援の費用
• 運用と追加容量の費用

ライセンス費用(利用料)

ライセンス費用は、CRMを使う権利に対して支払う料金です。クラウド型では、1ユーザーあたりの月額料金に利用人数を掛けた金額が毎月の支払いになります。

ライセンス費用は、CRMの費用の中でも価格表から金額を読み取りやすい項目です。同じ製品でも、プランによって1ユーザーあたりの金額は大きく変わります。

Salesforce Sales Cloudの最も安いStarter Suiteは、1ユーザーあたり月額3,000円です。最上位のMaxは月額66,000円で、同じ製品の中でも20倍以上の開きがあります。

初期設定と導入支援の費用

初期設定の費用は、CRMを使い始める前に、入力項目の設計や権限の設定、画面の調整を行うための費用です。社内で設定する場合は社員の作業時間が、外部に依頼する場合は導入支援の料金がかかります。

導入支援が必須になっている製品もあります。HubSpotのSales Hubでは、Professionalに1回限りの導入支援180,000円、Enterpriseに420,000円が必須で、どちらもプランの表示価格には含まれていません。

初期費用が無料の製品でも、設定を外部の会社に頼めば別に費用が発生します。自社の社員で設定できる範囲を先に見極めておくと、導入支援を頼む範囲を小さくできます。

データ移行の費用

データ移行の費用は、Excelや名刺管理ツール、古いシステムに散らばっている顧客情報をCRMへ移すための費用です。移す作業そのものより、重複した会社名の統合や表記の揃え直しといった整理の作業に時間がかかります。

データの整理を外部に依頼すると、件数や整理の難しさに応じて費用が変わります。社内で整理する場合も、担当者の作業時間は見積もりに含める対象です。

顧客情報の重複が多いまま移すと、CRMに同じ会社が何件も表示されます。どの記録が正しいのか分からない状態では現場の入力が止まり、CRMに支払う費用が無駄になります。

外部ツールとの連携費用

連携費用は、CRMをメール配信ツールや会計ソフト、問い合わせフォームなどの他のツールとつなぐための費用です。製品が標準で用意している連携機能で足りれば追加費用はかかりませんが、連携用の有料サービスや開発が必要になる場合もあります。

連携にかかる費用は、使う量に応じて変わる製品があります。kintoneの連携コネクタは3,000ステップまで月額0円で、3,001ステップ以上の利用は有料です。

Salesforceでは、外部システムとの連携手段としてMuleSoftのライセンス購入や、連携を手がけるパートナー企業の活用が用意されています。連携の費用を見積もるときは、つなぎたいツールの一覧を作り、標準の連携で足りるものと開発が必要なものを分けて確認します。

社員教育と定着支援の費用

社員教育の費用は、営業担当者や管理者にCRMの使い方を覚えてもらうための費用です。研修を外部に依頼する料金だけでなく、研修に参加する社員の時間も費用に含めて考えます。

CRMは、入力する人が使わなければ顧客情報がたまりません。導入後に入力ルールの見直しや問い合わせ対応を続ける定着支援を、有料のメニューとして用意している提供会社もあります。

無料の学習教材を用意している製品を選べば、教育の費用を抑えられます。SalesforceのTrailheadは、Salesforceの基礎から専門的な機能までを無料で学べる学習サービスです。

運用と追加容量の費用

運用の費用は、CRMを使い続ける間に発生する管理や追加の費用です。社内の管理者が項目の追加や権限の変更を行う作業時間のほか、データの保存容量を超えたときの追加料金が代表例です。

保存容量の上限と追加料金は、製品の価格表で確認できます。kintoneのディスク容量は5GB×ユーザー数で、増設は10GBあたり月額1,000円です。eセールスマネージャーは1ユーザーあたり5GBまでの容量が料金に含まれ、超過分の料金は10GBあたり月額1,000円です。

名刺の画像や商談の資料を添付する運用では、保存するデータの量が増えやすくなります。添付ファイルをCRMに保存するか、別の保存場所に置いてリンクだけを残すかを決めておくと、追加容量の費用を見積もりやすくなります。

CRMの料金の単位

CRMの価格表は、製品ごとに料金の数え方が違います。数え方を揃えないまま金額だけを並べると、安く見えた製品が実際には高くつくことがあります。CRMの料金を決める主な単位は、以下の4つです。

• ユーザー数で課金される
• 機能の範囲でプランが分かれる
• 年間契約か月間契約かで金額と条件が変わる
• 最低契約人数とオプションで支払いの下限が決まる

ユーザー数で課金される

クラウド型のCRMでは、CRMにログインして使う人の数で料金が決まる方式が一般的です。営業担当者だけが使うのか、営業事務や管理職も使うのかで、必要なユーザー数は変わります。

閲覧するだけの社員にも1人分の料金がかかる製品では、使う人の範囲が費用を大きく左右します。社外の人向けに別料金の利用枠を設けている製品もあり、kintoneのゲストユーザーは1ユーザーあたり月額700円から1,440円です。

ユーザー数を決めるときは、毎日入力する人と、ときどき確認するだけの人を分けて数えます。確認するだけの人には、CRMの画面を書き出した資料を共有する運用で足りる場合もあります。

機能の範囲でプランが分かれる

CRMのプランは、使える機能の範囲で段階的に分かれています。上位のプランほど自動化やカスタマイズの機能が増え、1ユーザーあたりの金額も上がります。

Salesforce Sales CloudのPro Suiteは、Starter Suiteの全機能に高度なカスタマイズと自動化を加えたプランで、1ユーザーあたり月額12,000円です。Starter Suiteの月額3,000円と比べると、金額は4倍です。

必要な機能が上位プランにしかない場合は、1つの機能のためにすべての利用者を上位プランにする必要が出てきます。比較の前に、必須の機能とあれば便利な機能を分けて書き出しておくと、プランの選び過ぎを防げます。

年間契約か月間契約かで金額と条件が変わる

CRMの契約には、1年単位で契約する年間契約と、1か月単位で契約する月間契約があります。年間契約の扱いは製品ごとに違い、割引の有無も選べるプランも揃っていません。

Zoho CRMは年間契約にすると最大34%の割引があり、スタンダードプランは年間契約の月額換算で1ユーザー1,760円(税抜)です。kintoneは月間契約と年間契約を選べ、スタンダードコースの年額は1ユーザー21,600円(税抜)で、月額1,800円の12か月分と同じ金額です。

Salesforce Sales CloudのStarter Suiteは月払いと年払いを選べますが、Pro Suite以上のプランは年間契約に限られます。Dynamics 365 Salesの料金は、年払いを前提にした1ユーザーあたりの月額相当で示されています。

価格表の金額が年間契約の月額換算なのか、月ごとに払う場合の金額なのかは、見落としやすい違いです。複数の製品を比べるときは、すべての製品の金額を同じ契約形態に揃えてから並べます。

最低契約人数とオプションで支払いの下限が決まる

1ユーザーあたりの金額が安くても、最低契約人数が決まっている製品では、支払いの下限はその人数分になります。kintoneのライトコースとスタンダードコースは最低10ユーザーから、eセールスマネージャーは全プラン5名からの契約です。

kintoneのスタンダードコースを5人で使う場合も、10ユーザー分の月額18,000円(税抜)がかかります。少人数で使い始める企業ほど、最低契約人数の影響は大きくなります。

基本の料金に含まれない機能は、別料金のオプションです。kintoneのメール共有オプションは5,000件で月額5,000円、セキュアアクセスは1ユーザーあたり月額250円です。必要なオプションを足した金額で比べないと、契約後に毎月の支払いが増えていきます。

CRMの費用の実例

CRMの料金は、価格表を公開している製品と、問い合わせが必要な製品に分かれます。価格表を公開している主な製品の料金の実例は、次の3つの観点で紹介します。

• クラウド型CRMの月額料金の実例
• 初期費用と追加費用の実例
• 利用人数で月額と年額を試算した例

クラウド型CRMの月額料金の実例

主なクラウド型CRMの1ユーザーあたりの月額料金は、以下の表のとおりです。

各製品の最も安い有料プランを比べると、1ユーザーあたりの月額は1,000円から9,745円まで開きがあります。kintoneは顧客管理に限らず業務アプリを作れるツールで、顧客管理の画面は自社で組み立てて使います。

表の金額は、機能の範囲も契約の条件も揃っていません。金額の大小だけで製品を選ばず、必要な機能が含まれるプランどうしで比べることが大切です。安いプランに必要な機能がないと、契約後に上位プランへ切り替える費用が発生します。

初期費用と追加費用の実例

初期費用と追加費用は、製品によって扱いが分かれます。かからない製品、必須でかかる製品、使う量に応じてかかる製品があり、主な実例は以下の表のとおりです。

初期費用が無料の製品と導入支援が必須の製品では、導入支援の費用だけで180,000円から420,000円の差が初年度に生まれます。Sales HubのProfessionalを選ぶ場合は、毎月の利用料とは別に、初年度に180,000円の導入支援が加わります。

保存容量や連携の追加費用は、使い始めてから発生する費用です。導入前の見積もりには表れにくいため、1年後の顧客件数や添付ファイルの量を想定して確認しておきます。

利用人数で月額と年額を試算した例

1ユーザーあたりの金額は、利用人数を掛けて初めて予算と比べられる数字になります。10人で使う場合の利用料を、各製品の最も安い有料プランで試算した結果は、以下の表のとおりです。

試算の金額はライセンス費用だけで、初期設定やデータ移行、連携、教育の費用は含みません。最も安いプランどうしの比較は機能の範囲が揃っていないため、製品を選ぶ判断材料ではなく、予算の桁をつかむ目安として使います。

自社の人数で試算するときの計算は、1ユーザーあたりの金額に利用人数を掛ける形です。最低契約人数に届かない場合は、最低人数を掛けて計算します。年額は、年間契約の金額があればその金額を、なければ月額の12か月分を使います。

CRMの費用対効果の考え方

CRMの費用が妥当かどうかは、金額の大きさではなく、支払った費用に対してどれだけの効果があったかで判断します。費用対効果を考えずに予算を決めると、安さだけで製品を選び、必要な機能が足りずに使われなくなる結果を招きます。

CRMの効果を数える軸は、次の2つです。

• 顧客情報を探す時間や報告書を作る時間が減る業務の効率化
• 追客の漏れが減ることで増える商談と受注

業務の効率化の効果は、減った作業時間に人件費の時間単価と人数を掛けて金額に直します。売上への効果は、増えた商談の数に受注の割合と平均の受注金額を掛けて見積もります。

費用対効果の計算式は、(年間の効果の金額−年間の費用)÷年間の費用です。年間の費用には、ライセンス費用だけでなく、初期設定やデータ移行、教育の費用を使う年数で割った金額も含めます。

導入前の効果の金額は推定にすぎません。導入の前に測る指標を決めて導入前の数字を記録しておかないと、導入後に効果を比べる基準がなくなります。

CRMの費用を抑える方法

CRMの費用は、製品の選び方と契約の仕方で抑えられます。ただし費用を削りすぎて現場で使われなくなれば、支払った費用がすべて無駄になります。必要な部分を残して費用を抑える方法は、以下の5つです。

• 必要な機能を決めてからプランを選ぶ
• 少人数や一部の部署から始める
• 無料プランと無料トライアルで使い勝手を確かめる
• 年間契約の割引と契約の条件を比べる
• 補助金の対象になるか確認する

必要な機能を決めてからプランを選ぶ

プランの選び過ぎを防ぐ第一歩は、CRMで解決したい課題から必要な機能を決めることです。課題が決まっていないまま製品の機能一覧を見ると、使わない機能のために上位プランを選びがちになります。

顧客情報と商談の記録を営業チームで共有することが目的であれば、メールの一斉配信や高度な分析の機能は必須ではありません。課題と機能を対応させた一覧を作り、一覧の機能が揃う最も安いプランを候補にします。

少人数や一部の部署から始める

全社で一度に導入せず、1つの営業チームなど少人数から使い始めると、初年度のライセンス費用と教育の費用を小さく抑えられます。使い方が固まってから利用者を増やせば、入力ルールの作り直しも少なく済みます。

最低契約人数がある製品では、少人数で始めても支払いは最低人数分です。少人数で始める計画であれば、最低契約人数の少ない製品や、無料プランから有料プランへ移れる製品が候補になります。

無料プランと無料トライアルで使い勝手を確かめる

無料トライアルで実際の業務に近い使い方を試すと、契約後に必要な機能が足りないと気づく失敗を防げます。無料トライアルの期間は、Salesforce Sales CloudのStarter SuiteからAdvancedまでのプランとkintoneが30日間、Zoho CRMが15日間です。

少人数であれば、無料プランのまま使い続ける選択肢もあります。Zoho CRMの無料プランは、3ユーザーまでであれば永久に無料です。

トライアルの期間中は、管理者だけでなく、毎日入力する営業担当者にも操作してもらいます。入力の手間が多い製品は、導入後に使われなくなるおそれがあるためです。

年間契約の割引と契約の条件を比べる

年間契約に割引がある製品では、1年以上使うと決まっている場合に年間契約を選ぶと支払いを抑えられます。年間契約の割引率は製品ごとに違い、最大34%の割引を設けている製品もあります。

一方で、年額が月額の12か月分と同じ製品もあり、年間契約が必ず安くなるわけではありません。

年間契約では、契約期間の途中で人数を減らせるかどうかも確かめておく項目です。利用人数がまだ固まっていない段階で年間契約を結ぶと、使わないユーザーの料金を1年分払い続けることになります。

補助金の対象になるか確認する

中小企業がCRMなどのITツールを導入する費用には、デジタル化・AI導入補助金を使える場合があります。2026年の通常枠では、ソフトウェアの購入費とクラウドの利用料(最大2年分)が補助の対象経費です。導入設定や導入研修、保守サポートの費用も、補助の対象に含められます。

通常枠の補助率は1/2以内で、条件を満たす場合は2/3以内です。補助額は、1プロセス以上で5万円以上150万円未満、4プロセス以上で150万円以上450万円以下です。

交付申請の書類は、ITツールを提供するIT導入支援事業者と共同で作成します。申請の前にはGビズIDの取得とSECURITY ACTIONの宣言が必要なため、導入の時期から逆算して準備を始めます。公募の時期や条件は変わることがあるため、申請前に最新の公募要領を確認してください。

CRMの見積もりを確認するポイント

CRMの見積もりは、提供会社や導入支援の会社ごとに項目の分け方が違います。同じ「導入一式」でも、含まれる作業が会社ごとに違えば金額は比べられません。見積もりを受け取ったときに確認するポイントは、次の5つです。

• 見積もりの項目を内訳ごとに分けてもらう
• 初年度と2年目以降の費用を分けて比べる
• 利用人数が増えたときの金額を確認する
• 表示価格に含まれない費用を確認する
• 契約期間と解約の条件を確認する

見積もりの項目を内訳ごとに分けてもらう

「導入一式」のようにまとめた見積もりでは、何にいくらかかっているのかが見えません。ライセンス費用・初期設定・データ移行・連携・教育・運用の内訳ごとに金額を分けてもらうと、複数社の見積もりを同じ項目で比べられます。

見積もりを依頼するときに伝える項目は、次のとおりです。

• CRMを利用する人数と部署
• 移行する顧客データの件数と現在の保存場所
• 連携したいツールの一覧
• 研修を受ける人数
• CRMを使い始めたい時期

条件を書いた1枚の文書を各社に同じ形で渡せば、返ってくる見積もりの項目が揃います。条件が揃っていない見積もりは、金額が安くても含まれる作業が少ないだけの場合があります。

初年度と2年目以降の費用を分けて比べる

初期設定や導入支援、データ移行は主に初年度にかかる費用で、ライセンス費用や保守の費用は毎年かかります。初年度の総額だけで比べると、初期費用が安く月額が高い製品ほど有利に見えます。

初期費用と月額の差を正しく比べられるのは、3年間など同じ期間の合計です。稟議の資料にも、初年度の金額と2年目以降の毎年の金額を分けて載せておくと、承認する側が判断しやすくなります。

利用人数が増えたときの金額を確認する

ユーザー数で課金されるCRMでは、利用者が増えるほど費用も増えます。営業担当者の採用計画や、他の部署へ利用を広げる予定があれば、増えたあとの人数での試算も必要です。

人数や保存するデータの量によって、使えるプランや契約の区分が変わる製品もあります。将来の人数で別のプランが必要にならないかも、見積もりの段階で確認します。

表示価格に含まれない費用を確認する

価格表の金額に含まれない費用は、契約の直前まで見えにくい費用です。見積もりで確認する項目は、以下のとおりです。

• 必須の導入支援や初期設定の費用
• オプション機能の料金
• 保存容量を超えたときの追加料金
• 外部ツールとの連携にかかる費用
• 消費税を含む金額かどうか

価格表に税抜か税込かが書かれていない製品もあるため、稟議に載せる金額は見積書で税の扱いを確かめてから書きます。オプションの料金を価格表に載せず、料金表の請求で案内している製品もあるため、使う予定のオプションは名前を挙げて金額を出してもらいます。

契約期間と解約の条件を確認する

年間契約では、契約期間の途中で解約したり人数を減らしたりできるかを確認します。自動更新の有無と、更新を止めるための連絡の期限も、見積もりの段階で聞いておく項目です。

解約するときに顧客データをどの形式で取り出せるかも確かめておきます。データを取り出せる形式が分かれば、将来別の製品へ乗り換える場合の移行の費用を見積もれます。

CRMの費用は内訳と料金の単位を揃えて総額で比べましょう

CRMの費用は、月額の利用料だけでなく、初期設定やデータ移行、連携、教育、運用の費用を足して初めて全体が見えます。料金の単位も製品ごとに違い、ユーザー数・プラン・契約形態・最低契約人数の組み合わせで実際の支払いが決まります。

製品を比べるときに揃える条件は、次の4つです。

• 費用の内訳(ライセンス・初期設定・データ移行・連携・教育・運用)
• 料金の単位(ユーザー数・プラン・契約形態・最低契約人数)
• 比べる期間(初年度と2年目以降)
• 税抜か税込か

条件を揃えて総額で比べれば、月額の安さに引きずられず、自社にとって無理のない予算で使い続けられるCRMを選べます。まずは利用する人数と移行する顧客データの件数、連携したいツールを書き出し、その条件で複数の提供会社に見積もりを依頼しましょう。

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